
<html><head></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><div><br><blockquote type="cite"><div>Then whether or not to hold an AGM should probably be something we<br>decided on now rather than later.<br></div></blockquote><div><br></div><div>I think an AGM is a good idea. We don't *have* to re-elect new directors each year (London Hackspace still has directors that were appointed in 2010/11: <a href="http://wiki.london.hackspace.org.uk/view/Directors">http://wiki.london.hackspace.org.uk/view/Directors</a>), but we give the members the opportunity to do so.</div><div><br></div><div>Shall we then also keep the directors to be a minimum of three?</div><div><br></div><blockquote type="cite"><div><blockquote type="cite">so i would be careful of the clause that specified some specific<br></blockquote><blockquote type="cite">website to do voting etc via, as that would be artificially<br></blockquote><blockquote type="cite">limiting.<br></blockquote>Agreed. I also don't particularly like the idea of tieing us to a particular service in the articles.<br></div></blockquote><br></div><div>I have removed sub-clause 35(d) that states:</div><div><br></div><div>"The Governance System to be used on the adoption of these articles shall be that supplied by One Click Orgs and accessed on the World Wide Web at the address <a href="http://london-gov.hackspace.org.uk">http://london-gov.hackspace.org.uk</a>"</div><div><br></div><div>Note that clauses 35-37 allow directors to either use a web-based system or use written resolutions to make decisions. I've therefore left the rest clause 35 and 36 so that the directors can adopt a web-based system if they wish to.</div><div><br></div><div>I have contacted One Click Orgs, and their software is still under development (London Hackspace is still using an in-house system - both are available as open source on GitHub). The first software release is still 6 months away, and is intended to provide amongst other things membership management (e.g. sign-ups) and electronic voting for members. They have asked if we'd like to be alpha testers of the system, and I think we should consider this.</div><div> </div>As always, the direct link to the latest version of the draft is here (.pdf): <div><a href="https://github.com/swanseahackspace/documentation/blob/master/constitution/articles.pdf?raw=true">https://github.com/swanseahackspace/documentation/blob/master/constitution/articles.pdf?raw=true</a></div><div><br></div><div>Cheers,</div><div>Gerrit</div><div><br></div><div>PS - Note that there are no costs involved with changing directors or updating the constitution with Companies House.</div><div><br></div></body></html>